Postup před zadáním veřejné zakázky
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
Před zadáním zakázky v rámci dotačního projektu si vždy rozmyslete, jakým způsobem má být zakázka zadána. Lze zadat zakázku napřímo vybranému dodavateli? Či je nutné (vzhledem k přepokládané ceně a poskytnuté výši dotace) zvolit postup dle Pravidel či dle ZZVZ?
Doporučení ECONETU: Před zadáním zakázky na dodávky, služby či stavební práce pořizované v rámci dotačního projektu, konzultujte tento krok s vaším konzultantem. Projděte společně všechny položky rozpočtu a určete správný postup při výběru dodavatele.
Doporučená doba zahájení konzultací: cca 2 měsíce před plánovaným zadáním zakázky ¹
Zvolení správného režimu zakázky – postup dle Pravidel, dle ZZVZ nebo mimo režim Pravidel/ZZVZ. Klíčové je vymezit předmět zakázky a určit její celkovou přepokládanou hodnotu.
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
Určení předpokládané hodnoty zakázky a předmětu zakázky
- Povinnost sčítat přepokládané hodnoty všech stejných či obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které příjemce dotace (zadavatel, vč. případných partnerů projektu) zamýšlí v průběhu realizace pořídit. Tj. všech plnění, které tvoří jeden funkční celek a jsou zadávána v časové souvislosti.
- Shodné či obdobné činnosti (dodávky) chápeme jako jednu zakázku a sčítáme jejich předpokládané hodnoty pro určení režimu, ve kterém bude veřejná zakázka vyhlášena (dle Pravidel, ZZVZ, zakázka malého režimu mimo režim Pravidel/ZZVZ).
- Za obdobná či spolu související plnění jsou považována ta plnění, která je obvykle na trhu schopen dodat/zajistit jeden dodavatel.
- Hodnotu všech zakázek dodaných jedním dodavatelem vždy sčítáme, pokud se předměty plnění významně neliší.
Zakázky, jejichž hodnota (i v součtu se zakázkami obdobného/shodného předmětu plnění) dosáhne hranici 500 tis. Kč (resp. hranice 2 mil. Kč /6 mil. Kč² při míře podpory do 50%³) a vyšší, musí být zadány v rámci výběrového /zadávacího řízení.
NEDODRŽENÍM VÝŠE UVEDENÝCH PRAVIDEL SE DOPUSTÍME ZAKÁZANÉHO UMĚLÉHO DĚLENÍ ZAKÁZKY ZA ÚČELEM VYHNOUT SE REALIZACI VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ ČI VYHLÁŠENÍ ZAKÁZKY V PŘÍSNĚJŠÍM REŽIMU.
SANKCE
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
Postup mimo režim Pravidel/ZZVZ
U zakázek s předpokládanou hodnotu nižší než 500 tis. Kč (resp. 2 mil. Kč/6 mil. Kč při míře podpory do 50%) není povinnost provádět výběrové/zadávací řízení.
Nutno dodržet následující:
- Zakázka nesmí být zadána osobám, které mají vazby na příjemce dotace. Např. rodinní příslušníci, propojené společnosti atd. V opačném případě by se jednalo o nedovolený střet zájmů. Tento zákaz platí i v případě výběrového/zadávacího řízení, kdy je nutné tyto osoby vyloučit z účasti ve výběrovém/zadávacím řízení.
- Výdaje musí být vynaloženy hospodárně. Před výběrem dodavatele provést průzkum trhu, být schopen doložit případné indikativní nabídky a v souladu s tím vybrat vhodného dodavatele. Pro případ kontroly archivovat podklady, na základě kterých byl dodavatel vybrán.
- Dodržovat základní principy zadávání veřejných zakázek uvedené v § 6 ZZVZ.
[1] V případě potřeby vyhlásit výběrové/zadávací řízení je nutné počítat s povinností dodržet stanovené lhůty pro podání nabídek v rozmezí 15–30 dnů a časem pro přípravu zadávací dokumentace a administraci výběrového/zadávacího řízení.
[2] 2 mil. Kč v případě dodávek a služeb; 6 mil. Kč v případě stavebních prací
[3] Pokud zadavatel k úhradě zakázky nepoužije více než 50 % veřejných peněžních prostředků.
ZÁKLADNÍ PRINCIPY ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Zásada transparentnosti
O všech významných úkonech musí být pořízena a uchována písemná dokumentace, všechna rozhodnutí musí být odůvodněna a dostatečně podložena, pravidla pro hodnocení musí být jednoznačně vymezena.
Zásada rovného zacházení
Stejný přístup ke všem potenciálním dodavatelům – při průzkumu trhu, při zodpovídání dodatečných dotazů, při poskytování informací. Příklad: nelze poskytovat informace/umožnit prohlídku místa plnění jen některým dodavatelům mimo režim VŘ/ZŘ.
Zásada zákazu diskriminace
Podmínky pro zadání zakázky musí být stanoveny tak, aby umožňovaly výběr nejvhodnějšího dodavatele a zároveň neodůvodněně neuzavíraly přístup jinému dodavateli.
Zásada přiměřenosti
Parametry výběrového / zadávacího řízení musí být nastaveny tak, aby byly přiměřené charakteru a odpovídaly předmětu zakázky - např. nedoporučujme nadbytečné požadavky na kvalifikaci.
Zásada odpovědného zadávání
Přístup k zadávání veřejných zakázek, který klade důraz na dopad v oblasti sociálních věcí, ekonomiky a životního prostředí, pokud je to vzhledem k povaze a smyslu zakázky možné.
Zahájení výběrového/zadávacího řízení
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
V případě postupu dle Pravidel či ZZVZ je třeba připravit kompletní zadávací dokumentaci včetně požadovaných příloh. Tato příprava probíhá ze strany ECONETU vždy za součinnosti klienta (příjemce dotace). Technickou specifikaci požadovaného předmětu plnění je povinen dodat klient (příjemce dotace).
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
Důležité kroky při zahájení výběrového/zadávacího řízení, se kterými Vám rádi pomůžeme
- Založení profilu zadavatele, pokud jím klient nedisponuje¹.
- Uveřejnění internetové adresy profilu zadavatele ve Věstníku veřejných zakázek (VVZ), pokud tak již nebylo učiněno.
- Uveřejnění oznámení o zahájení VŘ/ZŘ resp. výzvy na profilu zadavatele .
- Uveřejnění příslušných formulářů ve VVZ v případě veřejných zakázek dle ZZVZ.
Doporučení ECONETU:
- Uveřejnění Oznámení o zahájení první zakázky zadavatele na jeho profilu může být provedeno až poté, kdy dojde k uveřejnění internetového adresy jeho profilu ve VVZ.
- Vždy je nutné dodržet minimální lhůty pro podání nabídek stanovené Pravidly či ZZVZ. Nedodržení, resp. zkrácení lhůty je porušením Pravidel či ZZVZ, které je sankcionováno.
- Nelze diskutovat podobu zadávací dokumentace a podmínky výběrového/zadávacího řízení před vyhlášením VŘ/ZŘ, ani v jeho průběhu s konkrétním dodavatelem. Lze provést předsmluvní průzkum, avšak za podmínek stanovených ZZVZ tj. dodržet zásadu transparentnosti. Celý postup musí být formálně zaznamenán, osloveno musí být více dodavatelů a vše musí být zdokumentováno pro případnou budoucí kontrolu.
[1] PROFIL ZADAVATELE – elektronický nástroj, který umožňuje neomezený dálkový přístup. Zadavatelé v něm uveřejňují informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám. Cena založení profilu se pohybuje v rozmezí 2000–6000,- Kč/rok. Základní profil pro vložení max. čtyř veřejných zakázek a bez možnosti elektronického podání nabídek je zdarma. Zadavatel má povinnost před zahájením výběrového/zadávacího řízení zveřejnit internetovou adresu svého profilu ve Věstníku veřejných zakázek (VVZ).
Stanovení zadávacích podmínek
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
Po přečtení zadávací dokumentace musí mít dodavatelé jasnou představu, jaké plnění a za jakých podmínek zadavatel poptává a zda je dodavatel způsobilý a dostatečně kvalifikovaný se výběrového/zadávacího řízení zúčastnit.
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
Minimální povinné náležitosti zadávací dokumentace
- Identifikace zadavatele
- Adresa profilu zadavatele, na které je zadávací dokumentace umístěna
- Předmět veřejné zakázky
- Požadavky na prokázání kvalifikace
- Lhůta pro podání nabídek
- Způsob podání nabídek
- Pravidla pro hodnocení nabídek
- Základní způsobilost
- Profesní způsobilost
- Ekonomická kvalifikace
- Technická kvalifikace
- Stanovení kritérií
- Způsob hodnocení
- Nevhodná kritéria
- Nevyčíslitelná kritéria
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-300x165.png)
Předmět veřejné zakázky
- Předmět zakázky stanovte jasně a přesně, aby byli dodavatelé schopni podat nabídky.
- Zakázáno je účelové dělení předmětu zakázky za účelem vyhnout se přísnějšímu režimu zadání zakázky.
- Zakázáno je diskriminační sloučení více předmětů veřejné zakázky do jednoho výběrového/zadávacího řízení, tj. požadovat v rámci jednoho VŘ/ZŘ vzájemně nesouvisející plnění. Vedlo by k omezení okruhu dodavatelů, kteří jsou schopni podat nabídku.
- Zakázáno je příliš úzké či konkrétní vymezení technických podmínek, obvykle směřující k jednomu výrobku/dodavateli. Technická specifikace musí být nastavena rozmezím parametrů tak, aby vyhovovala potřebám zadavatele. Zároveň musí umožnit účast více subjektů, které působí na trhu daného plnění.
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-300x165.png)
Termín plnění
Termín dodání předmětu plnění uvedený v zadávací dokumentaci (ZD) či jejích přílohách doporučujeme nastavit reálně, vždy raději s větší rezervou. Při realizaci zakázky je nutné postupovat dle stanovených podmínek. Termín dodání NELZE, až na výjimečné případy, prodloužit, resp. nelze prodloužit termín plnění stanovený ve smlouvě/ ZD jako pevný.
Doporučení ECONETU:
- V zadávací dokumentaci uveďte předpokládaný (přibližný) termín plnění zakázky.
- Ve smlouvě uveďte termín plnění např. v týdnech/měsících počítáno ode dne uzavření smlouvy.
- V případě opakovaně poskytovaných služeb po dobu realizace dotačního projektu (uzavření rámcové dohody) uveďte ve smlouvě možnost prodloužení v případě prodloužení realizace dotačního projektu. Zároveň původní termín nastavte na celou dobu realizace projektu, tj. až do skončení realizace projektu.
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-300x165.png)
Stanovení maximální možné ceny
- Cenu doporučujeme určit reálně, na základě předchozích zkušeností resp. průzkumu trhu.
- Nabídky s vyšší cenou, než je stanovená cena maximální, musí být vyřazeny.
- Není možné měnit nabídkovou cenu u již podané nabídky.
Doporučení ECONETU:
Stanovte maximální možnou cenu zakázky reálně nebo pouze jako předpokládanou cenu.
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-300x165.png)
Požadavky na prokázání kvalifikace
- Dodržte přiměřenost požadované kvalifikace ve vztahu k předmětu, rozsahu a složitosti veřejné zakázky¹.
Příklad: Nepožadujte neadekvátní počet referenčních zakázek s objemem plnění, který mnohonásobně převyšuje objem plnění vaší zakázky. - Buďte schopni věcně a logicky odůvodnit Vaše požadavky na kvalifikaci dodavatele.
Příklad: Proč je pro vás konkrétní požadavek na kvalifikaci dodavatele pro po plnění veřejné zakázky nezbytný? Proč nemáte zájem na uzavření smlouvy s dodavatelem, který jej nesplňuje? - Reflektujte situaci na trhu. Před zahájením VŘ/ZŘ doporučujeme alespoň orientačně ověřit, kolik dodavatelů pohybujících se na trhu je schopno požadovanou kvalifikaci splnit. V opačném případě hrozí omezení hospodářské soutěže.
Příklad: Není možné, aby byl kvalifikaci schopen splnit pouze jediný dodavatel na trhu. - V zadávací dokumentaci uveďte jednoznačný způsob, jakým má dodavatel ve své nabídce doložit splnění požadované kvalifikace.
Příklad: Jasně stanovte, které údaje, doklady, reference atp. požadujete k prokázání splnění kvalifikačních požadavků předložit.
Požadovanou kvalifikaci lze vymezit maximálně v rozsahu stanoveném ZZVZ (§ 74 a násl. ZZVZ).
[1] Účelem kvalifikace není ověřit, že dodavatel už „dělal totéž, co má dělat pro mě“, ale ověřit, že má k plnění zadávané veřejné zakázky dostatečné zkušenosti a znalosti.
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
KVALIFIKAČNÍ KRITÉRIA
Základní způsobilost řeší §74 ZZVZ.
Obecně:
(1) Způsobilým není dodavatel, který:
a) byl v zemi svého sídla v posledních 5 letech před zahájením zadávacího řízení pravomocně odsouzen pro trestný čin uvedený v příloze č. 3 k tomuto zákonu nebo obdobný trestný čin podle právního řádu země sídla dodavatele; k zahlazeným odsouzením se nepřihlíží,
b) má v České republice nebo v zemi svého sídla v evidenci daní zachycen splatný daňový nedoplatek,
c) má v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na veřejné zdravotní pojištění,
d) má v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
e) je v likvidaci, proti němuž bylo vydáno rozhodnutí o úpadku, vůči němuž byla nařízena nucená správa podle jiného právního předpisu nebo v obdobné situaci podle právního řádu země sídla dodavatele.
- Vyžadujte výpis z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje.
- Ověřte, že má dodavatel oprávnění vykonávat činnost, která je předmětem plnění veřejné zakázky.
Můžete požadovat:
1. doklad o oprávnění podnikat v rozsahu odpovídajícímu předmětu veřejné zakázky tj. příslušné živnostenské oprávnění. Doporučujeme uvést, kterým konkrétním živnostenským oprávněním požadujete kvalifikaci prokázat. Není dostačující v zadávacích podmínkách uvést, že je požadován „doklad o oprávnění k podnikání v rozsahu odpovídajícímu předmětu veřejné zakázky“;
2. doklad o členství v profesní samosprávné komoře nebo jiné profesní organizaci;
3. doklad o odborné způsobilosti nebo o dispozici osobou, jejímž prostřednictvím odbornou způsobilost dodavatel zabezpečuje.
- Pomocí požadavků na prokázání splnění ekonomické kvalifikace zadavatel ověřuje ekonomickou situaci a stabilitu dodavatele.
- Požadujeme celkový obrat (minimální roční obrat dodavatele za všechny tržby a výnosy) nejdéle za tři bezprostředně předcházející účetní období. Dokladem prokazující danou skutečnost je výkaz zisků a ztrát.
- Ekonomická kvalifikace nemusí být zadavatelem požadována.
- Technická kvalifikace umožňuje zadavateli ověřit si, zda je dodavatel schopen plnit poptávané plnění po technické a personální stránce. Jedná se o ověření odborných schopností a zkušeností dodavatele, nezbytných k přiměřené jistotě zadavatele, že předmět veřejné zakázky bude řádně splněn. Je jím např. seznam referenčních zakázek, seznam členů realizačního týmu, kteří se budou podílet na plnění veřejní zakázky, či osvědčení o vzdělání a odborné kvalifikaci.
- Požadavky na technickou kvalifikaci stanovte přiměřeně a adekvátně vzhledem k předmětu plnění veřejné zakázky.
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-300x165.png)
Pravidla pro hodnocení nabídek
- Musí souviset s předmětem veřejné zakázky a vztahovat se pouze k předmětu plnění, nikoli k účastníkům výběrového/zadávacího řízení. Za kritéria hodnocení nelze stanovit požadavky na kvalifikaci dodavatele jako např. reference, počet pracovníků pro záruční servis, obrat apod.
- Hodnotící kritéria a způsob hodnocení musí být jednoznačně a předvídatelně uvedeny v zadávací dokumentaci. Ze zadávací dokumentace musí být účastníkům předem jasné, co a jak bude hodnoceno.
- Nevhodná jsou kvalitativní a subjektivní kritéria hodnocení. Doporučujeme je využít pouze tehdy, pokud kvantitativními kritérii není zcela možné vystihnout podstatu daného aspektu veřejné zakázky. Subjektivní kritérium nesmí být vymezeno tak, aby připouštělo pochybnosti o možné svévoli ze strany hodnotitelů.
- Jedná-li se o nevyčíslitelné kritérium (kritérium kvality), pak musí být přesně popsáno a specifikováno, co bude v rámci daného kritéria hodnoceno a způsob přidělování bodů tomuto kritériu. Musí být zachována zásada transparentnosti.
Musí být zajištěno, že nabídky budou vzájemně porovnatelné. Proto je nutné zvolit taková kritéria hodnocení, která budou vzájemně porovnatelná.
Doporučení ECONETU: Za kritérium hodnocení s nejvyšší váhou doporučujeme vždy zvolit nabídkovou cenu. Nabídková cena může být zároveň i jediným kritériem hodnocení (váha 100 %). U kritérií typu zajištění servisu, doba servisního zásahu, aj. doporučujeme nastavit minimální úroveň, kterou zadavatel ještě zohlední v bodovém hodnocení.
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-300x165.png)
Obchodní podmínky
- Součástí zadávací dokumentace může být:
- závazný návrh smlouvy obsahující požadované obchodní podmínky nebo
- minimální požadavky na obchodní podmínky, které je dodavatel povinen v plném rozsahu promítnout do návrhu smlouvy v rámci své nabídky.
- Závazný návrh smlouvy, který byl součástí ZD, nesmí být ze strany dodavatele žádným způsobem měněn či upravován.
- Vymezené obchodní podmínky v ZD musí být v přesném znění promítnuty do návrhu smlouvy v případě, že návrh smlouvy není závaznou přílohou zadávací dokumentace a předkládá jej účastník VŘ/ZŘ v rámci své nabídky.
- Obchodní podmínky musí být přiměřené předmětu a rozsahu předmětné zakázky.
- Obchodní podmínky nesmí dodavatele neodůvodněně diskriminovat.
Postup po ukončení výběrového/zadávacího řízení
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
Výběrové/zadávací řízení je ukončeno podpisem smlouvy s vítězným dodavatelem.
Smlouva nesmí být uzavřena dříve, než je vyhlášen vítězný dodavatel. V případě postupu dle ZZVZ nesmí být smlouva uzavřena dříve, než uběhne lhůta pro podání námitek. V případě postupu dle ZZVZ je dále nutné nezapomenout uveřejnit ve Věstníku veřejných zakázek příslušné formuláře.
Doporučení ECONETU:
Již předem počítejte s tím, že smlouva musí být plněna v té podobě, v jaké byla uzavřena. Není dovoleno, aby zadavatel umožnil podstatnou změnu závazku ze smlouvy uzavřené na plnění veřejné zakázky¹.
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
Nejčastější zakázané změny ve smlouvě:
- prodloužení termínu realizace zakázky – platí pro případy, kdy byl termín plnění hodnotícím kritériem a/nebo zadávací podmínky pevně stanovily nejzazší možný termín realizace
- změna platebních podmínek – platí v případě, pokud by jejich upravené znění mohlo umožnit účast jiných dodavatelů (např. umožnění zálohových plateb, které v původních obchodních podmínkách nebyly připuštěny)
- navýšení ceny uvedené v nabídce (smlouvě)
- změna objemu plnění (rozšíření či zúžení předmětu plnění) – umožněno pouze ve výjimečných případech a za splnění podmínek dle Pravidel či ZZVZ. Např. pokud je hodnota změny nižší než 10 %² původní hodnoty závazku či potřeba změny vznikla v důsledku okolností, které zadavatel jednající s náležitou péčí nemohl předvídat
- neuplatnění či snížení ve smlouvě stanovených smluvních pokut (sankcí) v případě nedodržení podmínek smlouvy ze strany dodavatele
![](https://zakazkyprofesionalne.cz/wp-content/uploads/2020/11/1-1024x563.png)
Důležité
- dodržovat termíny a další podmínky uvedené v uzavřené smlouvě – realizace a dokončení zakázky musí proběhnout ve stanovených termínech. Faktury musí být vystaveny dle sjednaných platebních podmínek, ceny a předmětu plnění tak, jak je stanoveno ve smlouvě.
- uplatňovat smluvní pokuty, na které zadavateli dle smlouvy vznikl nárok ve stanovené výši – v případě pochybení na straně dodavatele musí být smluvní pokuty vždy uplatněny. V opačném případě se jedná o zvýhodnění dodavatele, které je diskriminační vůči jiným i potenciálním dodavatelům, a je tak v rozporu s Pravidly a ZZVZ.
Doporučení ECONETU:
Před provedením jakékoli změny závazku z uzavřené smlouvy vždy kontaktujte svého konzultanta. Proberte s ním možnosti této změny a případné uzavření dodatku ke smlouvě.
Nepodstatné/povolené změny ve smlouvě vždy ošetřete formou dodatku ke smlouvě.
Nejste-li si jisti o správnosti postupu dle Pravidel/ZZVZ, obraťte se na nás.
[1] V případě porušení hrozí zadavateli sankce ve výši 25 % hodnoty veřejné zakázky.
[2] 15 % v případě stavebních prací