Návodka pro dodavatele

Tato návodka slouží jako pomůcka pro účastníky výběrových a zadávacích řízení na veřejné zakázky, které jsou vyhlašovány v rámci dotačních projektů. Cílem návodky je poukázat na nejčastější problémy, s nimiž se uchazeči o veřejné zakázky setkávají a poskytnout jim praktické rady, jak tato řízení úspěšně zvládnout.

Použité zkratky:

PpVD – Pravidla pro výběr dodavatelů v rámci dotačních programů

ZZVZ – Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek

ZD – Zadávací dokumentace

VŘ – Výběrové řízení (dle PpVD)

ZŘ – Zadávací řízení (dle ZZVZ)

Uchazeč o veřejnou zakázku musí podat úplnou nabídku, která obsahuje veškeré požadavky zadavatele specifikované v zadávací dokumentaci, včetně všech příloh, a to v rámci stanovené zadávací lhůty pro podání nabídek. Nabídka doručená po uplynutí této lhůty bude z řízení automaticky vyloučena.
Dodavatel může podat v rámci jednoho výběrového či zadávacího řízení pouze jednu nabídku. Účastník, který se uchází o zakázku, nemůže být zároveň poddodavatelem jiného uchazeče v tomtéž řízení.

Doporučujeme uchazečům, aby důkladně prostudovali zadávací dokumentaci, včetně všech příloh, která obsahuje úplné informace o předmětné veřejné zakázce a podmínkách účasti ve výběrovém či zadávacím řízení.

Každý potenciální uchazeč má právo písemně požádat o dodatečné informace či vysvětlení zadávacích podmínek. Pokud je tato žádost doručena včas (tj. ve lhůtách stanovených PpVD či ZZVZ) má zadavatel povinnost poskytnout uchazeči odpověď a zároveň uveřejnit toto vysvětlení zadávacích podmínek bez identifikace uchazeče na svém profilu zadavatele.

Doporučujeme proto uchazečům sledovat profil zadavatele po celou dobu trvání lhůty pro podání nabídek, neboť je možné, že v průběhu dojde ke změně zadávacích podmínek či k jejich objasnění.  

Smlouva na plnění veřejné zakázky musí být uzavřena v souladu s nabídkou uchazeče, zejména v otázkách a podmínkách, které byly předmětem hodnocení.

Úpravy textu smlouvy předloženého v rámci výběrového/zadávacího řízení jsou možné ze strany dodavatele pouze v těch částech, které zadavatel jednoznačně určil – označil k úpravě, změně nebo doplnění. Jiné části smlouvy není povoleno měnit či jakkoli upravovat.  

Později, ani dodatkem ke smlouvě, nesmí být měněny skutečnosti, které byly předmětem hodnocení nebo byly zásadní pro podání nabídek (např. cena, platební podmínky, termíny plnění, sankční ujednání). Dodatkem nelze podstatně rozšířit či zúžit předmět plnění či významně měnit obchodní podmínky.

Pokud zadavatel návrh smlouvy v zadávací dokumentaci nezveřejnil? číst dále

Obecně platí, že po uplynutí lhůty pro podání nabídek nemůže být nabídka měněna. Nicméně, na základě výzvy zadavatele je možné nabídku doplnit nebo objasnit, pokud se nenajedná o údaje, které jsou předmětem hodnocení. Platí pravidlo, že údaje, které se vztahují k hodnotícím kritériím jsou neměnné! Je nutné rozlišovat mezi tzv. materiální změnou nabídky, tedy změnou samotného obsahu – nabízeného plnění nebo jeho části, která je zákonem zakázána, a formální změnou, kdy obsah nabídky zůstává totožný a uchazeč pouze doplňuje chybějící či objasňuje nejasné údaje.

Dodavatelé jsou tedy oprávněni odstranit nedostatky svých nabídek, pokud je k tomu zadavatel vyzve, nesmí však dojít ke změně nabídkové cenu ani jiných kritérií hodnocení a nesmí se jednat o materiální změnu nabídky.

  • Na základě výzvy zadavatele je možné doplňovat či objasňovat nabídku (formální změny nabídky).
  • Změnou však nesmí být dotčena nabídková cena ani další kritéria hodnocení! Nelze změnit ani doplnit údaje rozhodné pro hodnocení nabídek, lze je pouze objasňovat.
  • Změna nesmí zahrnovat materiální (věcnou) změna nabízeného plnění nebo jeho části!

Vybraný dodavatel je povinen poskytovat zadavateli řádnou součinnost nezbytnou k uzavření smlouvy.

Před uzavřením smlouvy zadavatel odešle vybranému dodavateli výzvu k předložení:

  • originálů či úředně ověřených kopií dokladů k prokázání splnění kvalifikace, pokud nebyly již součástí nabídky uchazeče a zadavatel je tak má k dispozici,[1]
  • dokladu o uzavřené pojistné smlouvě pro krytí odpovědnosti za škodu, pokud bylo pojištění vyžadováno v zadávací dokumentaci,
  • dalších dokladů a vzorků, jejichž předložení si zadavatele vyhradil v zadávací dokumentaci a je podmínkou pro uzavření smlouvy.


Jak získat originály

  • U nabídek předkládaných elektronickou formou se za originál považuje:
    • elektronický dokument obsahující elektronický podpis instituce nebo osoby, která je oprávněna k jeho vyhotovení (tzn. doklad musí být opatřen elektronickým podpisem vydavatele daného dokladu), nebo  autorizovaná konverze originálu dokumentu v listinné formě do elektronické podoby.
  • Konverze – v případě, že originál existuje pouze v listinné podobě, je nutná jeho autorizovaná konverze do elektronické podoby (převod dokumentu na papíře do tzv. digitálního dokumentu s připojením konverzní doložky). Lze využít služeb kontaktních míst veřejné správy – Czech POINT.

[1] Doklady k prokázání splnění základní způsobilosti musí prokazovat splnění požadovaných kritérií základní způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem zahájení zadávacího řízení.