Kde hledat veřejné zakázky
Informace o zahájení výběrových a zadávacích řízení jsou zveřejňovány na profilu zadavatele (výběrová řízení dle PpVD a zadávací řízení dle ZZVZ) a ve Věstníku veřejných zakázek (zadávací řízení dle ZZVZ).
Věstník veřejných zakázek je centrální databáze vyhlašování veřejných zakázek dle ZZVZ. Tato databáze umožňuje nastavit upozornění (notifikaci) na nově zadané zakázky a vyhledávání zakázek dle jednotlivých filtrů (podle zadavatele, data zveřejnění, druhu zakázky, typu zadávacího řízení).
Profil zadavatele je elektronický nástroj (webová platforma) určený k uveřejňování zadávací dokumentace a dalších informací k veřejným zakázkám. Seznam profilů zadavatelů v ČR je zveřejněn na Věstníku veřejných zakázek.
V případě zadávání zakázky dle PpVD (nikoli dle ZZVZ) nemá zadavatel povinnost zveřejňovat zakázku na Věstníku veřejných zakázek, ale pouze na svém profilu zadavatele. Platí však povinnost, že adresa profilu zadavatele bude nejdříve zveřejněna na Věstníku veřejných zakázek.
Ministerstvo pro místní rozvoj je také správcem portálu ROZZA, který integruje jednotlivé elektronické nástroje pro zadávání veřejných zakázek a zjednodušuje tak dodavatelům přístup k veřejným zakázkám.
Jak má vypadat nabídka uchazeče
Uchazeč o veřejnou zakázku musí podat úplnou nabídku, která obsahuje veškeré požadavky zadavatele specifikované v zadávací dokumentaci, včetně všech příloh, a to v rámci stanovené zadávací lhůty pro podání nabídek. Nabídka doručená po uplynutí této lhůty bude z řízení automaticky vyloučena.
Dodavatel může podat v rámci jednoho výběrového či zadávacího řízení pouze jednu nabídku. Účastník, který se uchází o zakázku, nemůže být zároveň poddodavatelem jiného uchazeče v tomtéž řízení.
Doporučujeme uchazečům, aby důkladně prostudovali zadávací dokumentaci, včetně všech příloh, která obsahuje úplné informace o předmětné veřejné zakázce a podmínkách účasti ve výběrovém či zadávacím řízení.
Zadavatel uveřejňuje zadávací dokumentaci na svém profilu zadavatele. Zadávací dokumentace je tedy volně přístupná na internetu, přičemž v některých případech může být pro její stažení nutná registrace na příslušných webových stránkách. V případě, že některou část zadávací dokumentace nelze zveřejnit na profilu zadavatele z důvodu ochrany důvěrných informací nebo z technických důvodů, může být tato část poskytnuta jiným vhodným způsobem. Tento způsob bude vždy přesně popsán v textu zadávací dokumentace.
Nabídka uchazeče musí zcela odpovídat požadovanému řešení. Jakákoli sebemenší odchylka od požadovaných parametrů zakázky je porušením zadávacích podmínek a může vést k vyloučení účastníka z výběrového/zadávacího řízení.
Postupem dle § 46 zákona o veřejných zakázkách není dovoleno provádět materiální změny v již podané nabídce, například nelze nahradit nabídnutý produkt, který nesplňuje veškeré technické požadavky uvedené v zadávací dokumentaci, produktem jiným, který je již plně vyhovující.
Doporučujeme proto uchazečům, aby důkladně kontrolovali, zda jimi nabízená plnění splňují veškeré požadavky uvedené v zadávací dokumentaci a jejích přílohách. Pozdější změna nabízeného plnění není z výše uvedeného důvodu možná a nesplnění zadávacích podmínek je důvodem pro vyloučení uchazeče z řízení.
Předpokládaná hodnota zakázky bývá často stanovena jako maximální hodnota, kterou nelze překročit. Cenový strop může být rovněž stanoven výhradně pro některé konkrétní části požadovaného plnění. V případě překročení nabídkové ceny v nabídce uchazeče bude nabídka vyřazena!
Pokud je termín dodání stanoven v zadávací dokumentaci jako pevný, je pro dodavatele závazný a nelze jej během realizace zakázky měnit, resp. jej nelze prodloužit, s výjimkou mimořádných situací. Uchazeči by si tak měli klást otázku, zda jsou schopni požadované řešení v rámci stanoveného termínu dodat.
V zadávací dokumentaci jsou obvykle definovány požadavky na kvalifikaci dodavatele – základní způsobilost, profesní způsobilost, ekonomická kvalifikace a technická kvalifikace. Tyto požadavky musí splňovat každý uchazeč o veřejnou zakázku. Obecně tyto požadavky slouží ke zjištění, zda je dodavatel způsobilý realizovat předmět veřejné zakázky.
Požadované doklady k prokázání splnění základní a profesní způsobilosti lze nahradit předložením Výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů.
Uchazeči mohou ekonomickou a technickou kvalifikaci, stejně tak jako část profesní způsobilosti požadované zadavatelem, prokázat prostřednictvím jiných osob (poddodavatelů).
Pokud uchazeč hodlá prokázat část své kvalifikace prostřednictvím poddodavatelů, musí v rámci své nabídky předložil doklady týkající se těchto poddodavatelů. Jedná se o doklady k základní způsobilosti, profesní způsobilost dle § 77 odst. 1 ZZVZ, dokumenty dokládající splnění chybějící části kvalifikace prostřednictvím této osoby a smlouvu nebo potvrzení podepsané touto osobou o její existenci, ve které se tato osoba (poddodavatel) zavazuje poskytnout určené plnění nebo věci a práva, s nimiž bude dodavatel oprávněn disponovat při plnění veřejné zakázky, a to v rozsahu, v jakém byla kvalifikace za dodavatele prokazována.
U některých zakázek může být pro přípravu nabídky nutné, aby se dodavatel seznámil s místem realizace zakázky (především u stavebních prací). V takových případech zadavatelé mohou umožnit prohlídku místa plnění a informovat uchazeče o jejím konání v zadávací dokumentaci.
Doporučujeme uchazečům, aby se těchto prohlídek účastnili, protože účast může být přínosná pro správné sestavení nabídky.
Nabídka musí být podána způsobem uvedeným v zadávací dokumentaci.
- V případě veřejných zakázek dle PpVD (mimo režim ZZVZ) musí být nabídka doručena zadavateli v uzavřené a neporušené obálce s názvem veřejné zakázky na zadavatelem určené kontaktní místo (poštou či osobně).
- V případě veřejných zakázek dle ZZVZ musí být nabídka podána elektronicky prostřednictvím zadavatelem stanoveného elektronického nástroje. V takovém případě musí být dodavatel registrován na elektronické zadávací platformě, kterou zadavatel používá. Nabídku není možné podat jiným způsobem.
Čas a místo nebo způsob podání nabídky jsou uvedeny ve výzvě k podání nabídek (zadávací dokumentaci). Způsob a čas podání nabídky uvedený v zadávací dokumentaci musí být dodržen!
Možnost pokládat doplňující dotazy či žádosti o vysvětlení ZD
Každý potenciální uchazeč má právo písemně požádat o dodatečné informace či vysvětlení zadávacích podmínek. Pokud je tato žádost doručena včas (tj. ve lhůtách stanovených PpVD či ZZVZ) má zadavatel povinnost poskytnout uchazeči odpověď a zároveň uveřejnit toto vysvětlení zadávacích podmínek bez identifikace uchazeče na svém profilu zadavatele.
Doporučujeme proto uchazečům sledovat profil zadavatele po celou dobu trvání lhůty pro podání nabídek, neboť je možné, že v průběhu dojde ke změně zadávacích podmínek či k jejich objasnění.
Nejčastější pochybení účastníků ve VŘ/ZŘ
Účastníci si často důkladně nepřečtou nebo nepochopí specifikace a požadavky zakázky uvedené v zadávací dokumentaci, což vede k podání nabídky, která neodpovídá zadávacím podmínkám a účastník tak riskuje její vyloučení.
V případě jakýchkoliv nejasností má uchazeč možnost doptat se zadavatele na podmínky uvedené v zadávací dokumentaci v průběhu lhůty pro podání nabídek.
- Chybí požadované dokumenty k prokázání splnění kvalifikace dodavatele nebo nejsou úplné či jednoznačné. Nelze z nich pak spolehlivě a s jistotou vyčíst informaci, zda byla požadovaná kvalifikace splněna.
- Liší se informace uvedené v jednotlivých předložených dokumentech (např. požadovaná délka praxe člena realizačního týmu dodavatele uvedená v seznamu členů realizačního týmu neodpovídá délce praxe člena realizačního týmu uvedené v předloženém strukturovaném životopise). Není tak prokázáno, že byl kvalifikační předpoklad splněn.
- Nevhodné stáří dokladů či jiných dokumentů předložených v nabídce (u některých dokumentů – např. výpis z Rejstříku trestů, který nesmí být starší než 3 měsíce před zahájením výběrového/zadávacího řízení nebo dle informace uvedené v zadávací dokumentaci.)
- Nabídka či její části nejsou podepsány oprávněnou osobou jednat za dodavatele dle Obchodního rejstříku, případně chybí doložená plná moc při podpisu jinou osobou.
- Chybí požadovaná čestná prohlášení nebo jsou předloženy ve znění neodpovídajícím požadavkům dle zadávací dokumentace.
- Změny v závazném návrhu smlouvy k zakázce nebo jiných závazných přílohách zadávací dokumentace (např. v cenové tabulce, technické specifikaci předmětu zakázky).
Doporučujeme uchazečům, aby se řídili pokyny zadavatele uvedenými v zadávací dokumentaci a jejích přílohách a vždy doplňovali pouze požadované údaje a neprováděli žádné jiné změny. - Nedoložení jistoty, pokud byla v zadávací dokumentaci požadována. Jistota slouží k zajištění vážnosti podaní nabídky. Stává se však, že není uchazečem dodána nebo je dodána v neplatné formě. Případně není zajištěno poskytnutí jistoty po celou dobu trvání zadávací lhůty.
- Nabídková cena uvedená uchazečem v nabídce musí odpovídat předmětu plnění zakázky a být v souladu s předpokládanou hodnotou zakázky uvedené v zadávací dokumentaci. Především je však důležité, aby byla na všech místech v nabídce (například krycí list, cenová tabulka, smlouva) uvedena ve stejné výši. Pokud nabídka obsahuje rozdílné ceny a nelze jednoznačně a objektivně určit, která cena je správná, je to důvodem pro vyloučení nabídky z řízení.
Doporučujeme uchazečům, aby pečlivě kontrolovali ceny uvedené v jejich nabídkách a předešli tak možným chybám a překlepům. - Uchazeči často chybují ve výpočtech uvedených v jejich nabídkách, především v cenových tabulkách či výkazech výměr, kde je nutné sčítat nebo násobit jednotkové ceny položek nabízeného plnění. Výsledná nabídková cena pak neodpovídá ceně, která by vzešla ze správného výpočtu.
Doporučujeme proto uchazečům, aby prováděli výpočty pečlivě a podrobili je důkladné kontrole. Nabídková cena, která je hodnotícím kritériem, nemůže být později změněna, i když byla nesprávně uvedena z důvodu chybného výpočtu. - Mimořádně nízká nabídková cena. Nízká nabídková cena u veřejných zakázek je často vnímána jako atraktivní strategie k získání zakázky, avšak může vést k řadě problémů. Příliš nízká cena často nepostačuje k pokrytí všech nákladů spojených s realizací zakázky, což vede k nedodržení kvalitativních standardů nebo dokonce neschopnosti zakázku dokončit. Zadavatel může požadovat objasnění mimořádně nízké nabídkové ceny a doložení, jak uchazeč plánuje zakázku za uvedenou cenu realizovat. Mimořádně nízká nabídková cena může být důvodem pro vyloučení uchazeče z řízení, pokud není účastníkem zadávacího řízení zdůvodněna. Proto je klíčové, aby uchazeči prováděli realistické a důkladné kalkulace nákladů, které zohlední všechny aspekty zakázky, a nabídli cenu, která je udržitelná a umožňuje splnit všechny požadavky zadavatele.
- Pozdní podání nabídky uchazečem do výběrového/zadávacího řízení. Pokud termín podání nabídky nebude dodržen, nelze nabídku akceptovat a bude z řízení vyloučena, i kdyby k pozdnímu podání došlo z důvodu technických problémů na straně dodavatele.
Doporučujeme dodavatelům, aby své nabídky podávali včas a předešli tak možným komplikacím, které mohou při podání nabídky nastat. - Nedodržení termínu pro doplnění/objasnění nabídky. Pokud nabídka uchazeče není úplná nebo vykazuje určité nedostatky či nepřesnosti, může zadavatel uchazeče vyzvat k doplnění či objasněné nabídky. Uchazeč je povinen poskytnout odpověď ve stanoveném termínu. V opačném případě může být zadavatelem z řízení vyloučen.
- Písemný způsob komunikace. Povinnost písemné komunikace se vztahuje na veškerou výměnu informací mezi zadavatelem a dodavateli, včetně zveřejnění výzev k podání nabídek, podávání nabídek, komunikace během výběrového řízení, doplňování nabídek a oznámení výsledků. Tato povinnost má zajistit transparentnost procesu zadávání veřejných zakázek.
U zakázek dle ZZVZ platí povinnost elektronické komunikace, kdy jsou uchazeči povinni komunikovat se zadavatelem výhradně prostřednictvím elektronického nástroje. - Nedostatečná komunikace se zadavatelem během objasňování nabídky nebo v reakci na jeho požadavky. Pokud uchazeč neposkytne potřebná objasnění nebo poskytne nedostatečné odpovědi, může to vést k vyloučení nabídky z dalšího hodnocení.
- Dodavatel není zapsán do Evidence skutečných majitelů.
- Dodavatel, který má právní formu akciové společnosti, nemá vydány výlučně zaknihované akcie viz §48 odst. 7 ZZVZ
Smlouva k veřejné zakázce
Smlouva na plnění veřejné zakázky musí být uzavřena v souladu s nabídkou uchazeče, zejména v otázkách a podmínkách, které byly předmětem hodnocení.
Úpravy textu smlouvy předloženého v rámci výběrového/zadávacího řízení jsou možné ze strany dodavatele pouze v těch částech, které zadavatel jednoznačně určil – označil k úpravě, změně nebo doplnění. Jiné části smlouvy není povoleno měnit či jakkoli upravovat.
Později, ani dodatkem ke smlouvě, nesmí být měněny skutečnosti, které byly předmětem hodnocení nebo byly zásadní pro podání nabídek (např. cena, platební podmínky, termíny plnění, sankční ujednání).
Dodatkem nelze podstatně rozšířit či zúžit předmět plnění či významně měnit obchodní podmínky.
Pokud zadavatel návrh smlouvy v zadávací dokumentaci nezveřejnil?
V takové situaci je uchazeč povinen připravit návrh smlouvy sám a učinit jej součástí své nabídky. V zadávací dokumentaci budou nepochybně zveřejněny obchodní podmínky pro plnění veřejní zakázky a další informace (předpokládaná hodnota zakázky, termíny plnění zakázky, místo plnění), které je třeba při přípravě návrhu smlouvy zohlednit a do smlouvy je v plném a nezměněném rozsahu promítnout.
Zadavatel následně posoudí, zda předložený návrh smlouvy odpovídá požadovaným obchodním podmínkám a splňuje další náležitosti stanovené v zadávací dokumentaci. Pokud se uchazeč ve své nabídce od těchto podmínek odchýlí či je v návrhu smlouvy nezohlední, může to být důvodem pro jeho vyřazení z výběrového/zadávacího řízení. Změna hodnotících kritérií uvedených ve smlouvě není možná nikdy.
Pravidlo neměnnosti nabídek po uplynutí lhůty pro podání nabídek
Obecně platí, že po uplynutí lhůty pro podání nabídek nemůže být nabídka měněna. Nicméně, na základě výzvy zadavatele je možné nabídku doplnit nebo objasnit, pokud se nenajedná o údaje, které jsou předmětem hodnocení. Platí pravidlo, že údaje, které se vztahují k hodnotícím kritériím jsou neměnné! Je nutné rozlišovat mezi tzv. materiální změnou nabídky, tedy změnou samotného obsahu – nabízeného plnění nebo jeho části, která je zákonem zakázána, a formální změnou, kdy obsah nabídky zůstává totožný a uchazeč pouze doplňuje chybějící či objasňuje nejasné údaje.
Dodavatelé jsou tedy oprávněni odstranit nedostatky svých nabídek, pokud je k tomu zadavatel vyzve, nesmí však dojít ke změně nabídkové cenu ani jiných kritérií hodnocení a nesmí se jednat o materiální změnu nabídky.
- Na základě výzvy zadavatele je možné doplňovat či objasňovat nabídku (formální změny nabídky).
- Změnou nesmí být dotčena nabídková cena ani další kritéria hodnocení! Nelze změnit ani doplnit údaje rozhodné pro hodnocení nabídek, lze je pouze objasňovat.
- Změna nesmí zahrnovat materiální (věcnou) změnu nabízeného plnění nebo jeho části.
Požadavky na vybraného dodavatele před podpisem smlouvy
Vybraný dodavatel je povinen poskytovat zadavateli řádnou součinnost nezbytnou k uzavření smlouvy.
Před uzavřením smlouvy zadavatel odešle vybranému dodavateli výzvu k předložení:
- originálů či úředně ověřených kopií dokladů k prokázání splnění kvalifikace, pokud nebyly již součástí nabídky uchazeče a zadavatel je tak má k dispozici,[1]
- dokladu o uzavřené pojistné smlouvě pro krytí odpovědnosti za škodu, pokud bylo pojištění vyžadováno v zadávací dokumentaci,
- dalších dokladů a vzorků, jejichž předložení si zadavatele vyhradil v zadávací dokumentaci a je podmínkou pro uzavření smlouvy.
Jak získat originály?
- U nabídek předkládaných elektronickou formou se za originál považuje:
- elektronický dokument obsahující elektronický podpis instituce nebo osoby, která je oprávněna k jeho vyhotovení (tzn. doklad musí být opatřen elektronickým podpisem vydavatele daného dokladu), nebo
- autorizovaná konverze originálu dokumentu v listinné formě do elektronické podoby.
- Elektronické originály dokladů potřebných k prokázání kvalifikace (zejména výpis z OR, ŽR, potvrzení příslušných úřadů nebo třeba i výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů) lze získat dálkově a bezplatně přímo z informačních systémů veřejné správy (např. Výpis z OR – https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik-$firma, Výpis z ŽR – Vyhledání podnikatele (rzp.cz), Výpis ze seznam kvalifikovaných dodavatelů – Vyhledávač KD – ISVZ (nipez.cz)).
- Konverze – v případě, že originál existuje pouze v listinné podobě, je nutná jeho autorizovaná konverze do elektronické podoby (převod dokumentu na papíře do tzv. digitálního dokumentu s připojením konverzní doložky). Lze využít služeb kontaktních míst veřejné správy – Czech POINT.
[1] Doklady k prokázání splnění základní způsobilosti musí prokazovat splnění požadovaných kritérií základní způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem zahájení zadávacího řízení.